15 Etika Penulisan Email Yang Baik Dan Benar

15 Etika Penulisan Email Yang Baik Dan Benar - Dalam penulisan email, kita harus memperhatikan etika penulisan email yang disebut dengan Netiket atau Nettiquette, yang artinya adalah etika dalam berkomunikasi melalui email.

Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan email dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka jika salah pengetikan kata, akan berakibat fatal. Nah karena itu sangat penting tata krama dan etika yang harus di perhatikan dalam menulis email.

Sebelumnya saya sudah menjelaskan Bentuk Komunikasi Dengan Email Beserta Pengertiannya. Lalu, kali ini saya akan membahas mengenai etika penulisannya.

Berikut adalah etika penulisan dan etika berkomunikasi yang baik dan benar melalui Email.

1. Baca Ulang, Sebelum Mengirim Email

Membaca terlebih dahulu isi email adalah cara terbaik untuk menghindari dari kesalahan penulisan ataupun kalimat yang kurang baik. Kita bisa mengulangnya sebanyak satu atau dua kali untuk memastikan bahwa email yang akan dikirim sudah sangat baik dan tidak ada yang tertinggal.

2. Berhati-Hati Dalam Bercanda

Pada dasarnya, mengirim email sama dengan berbicara tanpa suara. Jika dengan suara kita bisa mengatur nada bicara, sedangkan pesan teks hanya dapat dibaca menggunakan irama tertentu.

Nah, ketika kita bercanda melalui email. Bisa saja hal yang dianggap menghibur untuk kita malah sebaliknya dianggap menyakitkan oleh orang yang menerima pesan email kita. Jadi, usahakan berbicara melalui email dengan sebaik-baiknya namun tidak perlu terlalu baku juga.

3. Langsung Ke Inti Pembahasan

Lakukan pembicaraan yang menuju pada inti pembahasan. Jangan terlalu banyak pembahasan yang sia-sia. Karena Email adalah wadah komunikasi yang bersifat penting. Jika kurang penting, kita bisa menggunakan pesan singkat saja.

4. Jangan Membicarakan Orang Lain

Membicarakan seseorang adalah perbuatan yang kurang baik, terlebih lagi membahasnya melalui internet menggunakan email. Karena bisa saja email kita dibuka seseorang, lalu orang itu melihat apa yang kita bicarakan pada email tersebut dan menyebar luaskannya.

Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan Gunakan Huruf Kapital

Penggunaan huruf besar atau kapital secara berlebihan akan membuat tulisan email kita sangat kurang enak untuk dilihat. Karena dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak, memarahi ataupun membentak.

6. Jawablah Semua Pertanyaan Dengan Baik

Terkadang, email digunakan untuk berdiskusi masalah-masalah tertentu. Misalkan berdiskusi mengenai laporan, karya ilmiah ataupun sekedar diskusi tanya jawab.

Jangan pernah menjawab pertanyaan yang panjang dengan jawaban yang singkat. Jika tidak bisa menjawab, lebih baik jangan menjawab atau membalas email tersebut. Atau jangan menjawab pertanyaan yang lebih dari satu dalam satu jawaban saja.

7. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Berhati‑hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas "Reply" dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan/penting saja.

8. Menuliskan Subjek Pada Email Yang Benar

Subjek pada email bisa dikatakan sebagai Judul Email. Fungsinya adalah untuk mempermudah pengenalan suatu email, apakah email tersebut berupa sampah(spam/junk) atau email penting.

Misalkan subjeknya "Laporan Data Input Keuangan", Lalu si penerima email akan sangat mudah menemukan email mengenai laporan keuangan tersebut hanya dengan membaca subjek yang tertera.

9. Gunakan Bahasa Yang Sopan

Kita bisa menggunakan kalimat "Aku" atau "Saya" pada penulisan email. Karena kalimat tersebut adalah kalimat yang cukup sopan dan umum dikenal oleh semua orang. Hal ini agar mencerminkan diri kita yang memiliki etika komunikasi terhadap seseorang. Sehingga kita akan mendapatkan penilaian yang baik dari seseorang.

10. Menggunakan Tanda Baca Yang Baik Dan Benar

Tanda baca pada penulisan email sangat penting untuk diketahui letak benar dan salahnya. Hal ini berguna untuk mengatur ritme/cepat rendahnya suara saat membaca isi email.

11. Mengecek Kembali Email Yang Dituju

Alamat email yang salah akan berakibat fatal jika isi pesan yang kita tulis pada email sangat panjang dan lupa di backup. Karena ketika salah memasukan nama email orang yang dituju, kita akan menerima pessan error bahwa email yang kita tuju adalah alamat email yang tidak valid atau tidak ada. Pastikan nama alamat email yang dituju sudah tepat dan benar. 

12. Jangan gunakan CC

Carbon Copy atau biasa disebut dengan CC adalah kegiatan mengirim email lebih dari satu orang dan setiap orang yang dituju tersebut bisa saling mengetahui alamat email mana saja yang dikirimkan juga.

Umumnya orang tidak suka bila alamat E‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat E‑mailnya sendiri dan tidak bisa melihat email mana saja yang dikirimkan email juga.

13. Gunakan Salam Pembuka Atau Kalimat Pengantar Yang Sopan

Dalam penggunaan email, sebaiknya gunakan salam pembuka yang baik dan sopan. Seperti "Selamat pagi" "Selamat Siang" atau "Permisi" Dan "Mohon Maaf". Banyak sekali salam pembuka yang sifatnya sopan dan tergantung diri kita sendiri dalam menggunakannya.

Terlebih lagi jika sedang berbicara dengan pimpinan, teman kerja, teman bisnis ataupun perusahaan. Akan sangat diwajibkan menggunakan salam pembuka yang sopan.

14. Rahasiakan Data Email

Gunakanlah email secara pribadi tanpa memberitahukan kata sandi dan email milik kita. Karena kemungkinan hal ini akan menyebabkan tindak kejahatan dengan menggunakan nama kita.

15. Jangan Mengirim Data Yang Besar

Jika ingin mengirimkan data yang ukuran kapasitasnya besar, lebih baik jangan melalui Email. Karena akan memakan waktu yang sangat lama dan juga akan membuang banyak bandwidth(Kouta) yang besar. Lebih baik bertemu secara langsung untuk meminta data dengan ukuran yang besar tersebut.